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Datenschutz

Datenschutzregelung Verein Aquarium Zürich

1. Funktionen mit Zugriff auf Mitgliederdaten
Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein seine Postadresse, sein Geburtsjahr, seine Telefonnummer und E-Mail Adresse auf. Diese Informationen werden in den EDV-Systemen des Präsidenten, des Aktuars und des Kassiers gespeichert. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.
Sonstige Informationen zu den Mitgliedern und Informationen über Nichtmitglieder werden vom Verein grundsätzlich nur verarbeitet oder genutzt, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind (z.B. Speicherung von gehaltenen Fisch- und Pflanzenarten, Berufsbezeichnung und Faxnummern einzelner Mitglieder) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung oder Nutzung entgegensteht.

2. Datenübermittlungen aufgrund der Zugehörigkeit des Vereins zu Verbänden
Als Mitglied des Schweizerischen Dachverbandes für Aquarien- und Terrarienvereine (SDAT) und des Verbundes Lebensraum Zürich (VLZ) ist der Verein verpflichtet, seine Mitglieder an diese Organisationen zu melden. Übermittelt wird dabei nur die Postadresse; bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z.B. Vorstandsmitglieder) die Postadresse mit Telefonnummer, E-Mail Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein.

3. Weitergabe personenbezogener Informationen zu Kommunikationszwecken
Der Vorstand macht die Ereignisse des Vereinslebens sowie die Funktionen im Verein in den Vereinsmitteilungen und in der Verbandszeitschrift Aquaterra bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Solche Informationen können überdies auf der Internetseite des Vereins www.vaz.ch gemäss der vom Mitglied unterzeichneten Einwilligungserklärung für die Veröffentlichung von Mitgliederdaten im Internet veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand Einwände gegen eine solche Veröffentlichung seiner Daten vorbringen. In diesem Fall unterbleibt in Bezug auf dieses Mitglied eine weitere Veröffentlichung auf der Homepage.
Nur Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder, die im Verein eine besondere Funktion ausüben (z.B. Ressortleitende), welche die Kenntnis bestimmter Mitgliederdaten erfordert, erhalten gegen die schriftliche Versicherung, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden, eine Mitgliederliste mit den benötigten Mitgliederdaten ausgehändigt.

4. Aufbewahrungsfristen
Beim Austritt werden sämtliche personenbezogenen Daten des Mitglieds aus dem Mitgliederverzeichnis gelöscht. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, welche die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäss der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahren ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.